Microsoft 365 Backup für Unternehmen in Berlin

• Wer ist verantwortlich?
• Die sieben Lücken
• Unsere Lösung
• Wiederherstellung
• So starten wir
• Häufige Fragen

„Das sichert doch Microsoft“ – der teuerste Irrtum im Mittelstand

Diesen Satz hören wir in Berliner Unternehmen fast wöchentlich. Er ist verständlich – und er ist falsch. Microsoft betreibt die Infrastruktur, garantiert deren Verfügbarkeit und sorgt dafür, dass Ihre Anwender arbeiten können. Für die Inhalte in Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams bleiben Sie zuständig. Microsoft formuliert das in der eigenen Dokumentation unmissverständlich: „Ihre Daten und Identitäten gehören bei jeder Art von Cloudbereitstellung Ihnen.“

Zwei Missverständnisse halten sich dabei besonders hartnäckig:

• Georedundanz ist kein Backup. Microsoft speichert Ihre Daten an mehreren Standorten. Das schützt vor einem Rechenzentrumsausfall – nicht vor Löschung. Was Sie löschen, wird auch redundant gelöscht.
• Der Papierkorb ist kein Archiv. Microsoft 365 kennt „Soft Delete“ und „Hard Delete“. Nach dem endgültigen Löschen oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich. Eine Rücksetzung auf einen bestimmten Zeitpunkt unterstützt die Plattform ohnehin nicht.

Das Tückische daran ist der Zeitverzug: Bis ein Datenverlust überhaupt bemerkt wird, vergehen im Schnitt rund 140 Tage. Bis dahin ist die Aufbewahrungsfrist im Papierkorb längst abgelaufen. Und die Fälle sind kein Randphänomen – in einer ESG-Befragung aus dem Jahr 2022 gaben 53 % der IT-Verantwortlichen an, bereits Daten in SaaS-Anwendungen verloren zu haben. Als häufigste Ursachen nannten sie Dienstausfälle (35 %), Löschung durch Cyberangriffe (34 %), versehentliche Löschung (33 %) und geschlossene Konten (29 %). Trotzdem sichern 59 % der Unternehmen ihre SaaS-Daten nicht aktiv.

Was Microsoft leistet – und was nicht

	Microsoft 365 im Standard	Backup mit Veeam
Verfügbarkeit der Plattform	Ja, per SLA	nicht Aufgabe des Backups
Schutz bei Rechenzentrumsausfall	Ja, georedundant	zusätzlich außerhalb des Mandanten
Wiederherstellung nach versehentlicher Löschung	begrenzt, nur innerhalb der Papierkorbfrist	über die gesamte Aufbewahrungsdauer
Wiederherstellung auf einen Zeitpunkt	nicht unterstützt	Ja
Schutz nach endgültigem Löschen (Hard Delete)	Nein	Ja
Aufbewahrung über Jahre	Richtlinien, kein Backup	frei definierbar
Kopie außerhalb der Microsoft-Umgebung	Nein	Ja, Speicherort wählbar
Schutz gegen kompromittiertes Admin-Konto	Nein	Ja, mit unveränderlichem Speicher

Die sieben Lücken, die in der Praxis wehtun

Veeam hat aus Gesprächen mit IT-Verantwortlichen sieben wiederkehrende Schwachstellen herausgearbeitet. Wir erleben sie im Alltag genauso – hier mit dem, was daraus konkret folgt:

1. Versehentliche Löschung. Wird ein Benutzer gelöscht, verschwinden Postfach und OneDrive gleich mit – netzwerkweit.
2. Unpräzise Aufbewahrungsrichtlinien. Richtlinien ändern sich, niemand behält den Überblick, und sie ersetzen ohnehin kein Backup.
3. Interne Bedrohungen. Microsoft unterscheidet nicht zwischen einem normalen Anwender und einem gekündigten Mitarbeiter, der Belastendes löscht.
4. Externe Bedrohungen. Ransomware kommt über E-Mail und Anhänge herein und wandert über synchronisierte Endgeräte nach SharePoint und OneDrive.
5. Rechtliche Anforderungen. Litigation Hold und Retention sind ein Sicherheitsnetz, aber keine Backup-Lösung – und im Streitfall zählt, ob Sie kurzfristig liefern können.
6. Hybride Exchange-Umgebungen. Wer lokal und in der Cloud betreibt, braucht eine Sicherung, der die Herkunft der Daten egal ist.
7. Datenstruktur in Teams. Teams ist eine Oberfläche über SharePoint und OneDrive – Mitgliedschaften, Einstellungen, Kanäle und Tabs müssen separat gesichert werden.

Unsere Lösung: Veeam plus Speicher aus Deutschland

Wir setzen Veeam Backup for Microsoft 365 ein. Gesichert werden Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams – bei hybriden Umgebungen auch lokale Exchange- und SharePoint-Systeme in derselben Strategie. Das Backup liegt außerhalb Ihres Microsoft-Mandanten und gehört Ihnen.

Als Speicherziel bieten wir S3-kompatiblen Objektspeicher aus den Rechenzentren der NMMN an: Standorte in Deutschland, Betrieb nach ISO 27001 und ISO 14001 zertifiziert, Vertrag und Ansprechpartner in Deutschland. Auf Wunsch mit Object Lock – für einen definierten Zeitraum kann die Sicherung niemand überschreiben oder löschen, auch kein übernommenes Administratorkonto. Genau das ist der Unterschied zwischen „wir hatten ein Backup“ und „wir konnten wiederherstellen“.

Sie entscheiden über den Betrieb:

• Sie betreiben selbst. Wir beraten, lizenzieren, richten ein und dokumentieren. Danach liegt der Betrieb bei Ihnen.
• Wir betreiben für Sie. Als Managed Service inklusive Überwachung der Sicherungsjobs, Wartung, regelmäßiger Wiederherstellungstests und Reporting. Bei Bedarf stellen wir wieder her – Sie rufen an.

Mehr zu Veeam bei SSP

Wiederherstellung: granular statt alles oder nichts

Der praktische Wert eines Backups zeigt sich nicht beim Sichern, sondern beim Zurückholen. Veeam Backup for Microsoft 365 bietet über 50 Wiederherstellungsoptionen. Die, nach denen bei uns tatsächlich gefragt wird:

• Eine einzelne E-Mail, ein Kalendereintrag oder ein Postfachordner – auch an einen anderen Ort statt ins Original
• Export als .MSG oder ganzes Postfach als .PST, etwa für die Rechtsabteilung
• Frühere Version einer Datei in OneDrive oder SharePoint, ohne die aktuelle zu überschreiben
• SharePoint-Bibliotheken und -Objekte inklusive Berechtigungen
• Ein komplettes Team mit Mitgliedschaften, Einstellungen, Kanälen und Tabs – oder nur einzelne Beiträge
• Self-Service-Wiederherstellung, wenn Ihre Anwender das selbst erledigen sollen

So starten wir

• Bestandsaufnahme. Wie viele Postfächer, welche Dienste, welche Aufbewahrungspflichten gelten für Sie? Daraus ergeben sich Sicherungsintervall und Aufbewahrungsdauer – nicht umgekehrt.
• Angebot. Lizenzen, Speicher und Betrieb transparent aufgeschlüsselt, ohne Überraschung bei der ersten Verlängerung.
• Einrichtung. Anbindung an den Mandanten, Jobs, Aufbewahrung, Dokumentation. Der Erstlauf braucht je nach Datenmenge etwas Zeit, der laufende Betrieb ist unauffällig.
• Der erste Testrestore. Wir holen etwas zurück, solange es niemand braucht. Ein Backup, dessen Wiederherstellung nie geprüft wurde, ist eine Hoffnung.

Sie erreichen bei uns feste Ansprechpartner statt wechselnder Projektteams, wir garantieren eine Reaktionszeit von vier Stunden und betreuen Berliner Unternehmen seit 1990 – typischerweise mit 10 bis 200 Arbeitsplätzen.

Häufige Fragen

Reicht der Papierkorb in Microsoft 365 nicht aus?

Für den versehentlich gelöschten Anhang von gestern: ja. Für alles andere nicht. Die Papierkörbe und der Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ decken Tage bis wenige Wochen ab. Nach einem Hard Delete oder nach Ablauf der Frist ist die Wiederherstellung endgültig vorbei – und da bis zur Entdeckung eines Datenverlusts im Schnitt rund 140 Tage vergehen, ist das Zeitfenster meist längst zu.

Was kostet ein Microsoft-365-Backup?

Veeam Backup for Microsoft 365 wird pro Benutzer und Jahr lizenziert – die Kosten skalieren also mit Ihrer Mitarbeiterzahl, nicht mit der Datenmenge. Dazu kommen Speicherkosten für die Sicherung und, falls gewünscht, der laufende Betrieb durch uns. Wir weisen die Positionen einzeln aus, statt eine Pauschale zu nennen, deren Zusammensetzung Sie bei der Verlängerung überrascht.

Ist ein Backup dasselbe wie E-Mail-Archivierung?

Nein, die beiden lösen unterschiedliche Probleme. Ein Archiv bewahrt E-Mails revisionssicher und unveränderbar auf, um Aufbewahrungspflichten zu erfüllen – es ist auf Auffinden und Nachweisen ausgelegt. Ein Backup stellt einen Zustand wieder her, schnell und vollständig. Wer nur archiviert, kann nach einem Ransomware-Vorfall keine Teams-Struktur zurückholen. Wer nur sichert, erfüllt keine Aufbewahrungspflicht. Wir setzen beides ein, wo es gebraucht wird – mehr zur E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Wo liegen unsere gesicherten Daten?

Wo Sie es festlegen. Wir bieten S3-kompatiblen Objektspeicher aus den Rechenzentren der NMMN an – Standorte in Deutschland, Betrieb nach ISO 27001 und ISO 14001 zertifiziert. Ebenso möglich sind eine lokale Ablage bei Ihnen oder ein Speicherziel Ihrer Wahl. Ein Hyperscaler-Konto ist nicht erforderlich.

Microsoft bietet inzwischen selbst ein Backup an – brauchen wir dann noch eines?

Microsoft 365 Backup ist ein sinnvolles Produkt, vor allem wegen der hohen Wiederherstellungsgeschwindigkeit innerhalb des Mandanten. Es hat aber eine bauartbedingte Eigenschaft: Die Sicherung bleibt innerhalb der Microsoft-Umgebung. Genau die Szenarien, für die viele unserer Kunden ein Backup wollen – eine Kopie außerhalb, unter eigener Kontrolle, in einem deutschen Rechenzentrum, unabhängig vom Zustand des Mandanten – deckt es damit nicht ab. Welcher Weg für Sie passt, hängt davon ab, wogegen Sie sich absichern wollen. Wir rechnen das mit Ihnen durch.

Wie aufwendig ist die Einrichtung?

Überschaubar. Die Anbindung an den Mandanten und das Einrichten der Jobs sind an einem Arbeitstag machbar. Was Zeit braucht, ist der erste vollständige Sicherungslauf – je nach Datenmenge und Postfachanzahl einige Stunden bis mehrere Tage. Für Ihre Anwender ändert sich dabei nichts.

Sichern Sie auch hybride Umgebungen?

Ja. Wenn Sie neben Exchange Online noch lokale Exchange- oder SharePoint-Systeme betreiben, werden diese in derselben Sicherungsstrategie mitgeführt. Für die Wiederherstellung spielt es dann keine Rolle mehr, wo ein Element ursprünglich lag.

Datensicherung & Verfügbarkeit im Überblick